作者介绍

@郝笑笑 微信号:hao-xiao-xiao;

目前在互联网公司担任数据分析师,并负责DAU流量的增长策略与数据监控;

希望可以和各位一起交流学习;

“数据人创作者联盟”成员。


前言

在任何组织中,但凡有影响力的人,无一例外都是汇报高手。尽管“干”在“说”前,但不仅要“干”得好,更要“说”的好。工作中,小到群邮件同步、周报总结,大到项目报告、年终终结,都是“说”出自己辛勤劳动成果的机会。然而,“说”是需要技巧的,只有让听众关注、理解、并欣然接受的表达,才能避免自己辛勤劳动的成果不被看到,才可以为自己的职业发展争取更多机会。

接下来,笔者将结合自己浅薄的互联网工作感受,从“写周报”这一角度切入,跟大家聊聊如何正确地汇报工作。

01 什么事情该汇报?

如果不主动向上汇报,大多数上司会没有安全感,可能会这样想:“他是不是这几天在划水呢?他不汇报是出什么事情了吗?还是他眼里根本没有我这个领导呢?”

所以要学会主动汇报,这样一方面可以让上司随时掌握你的动态,另一方面还可以趁机了解上司的真正期望,最终超预期地完成工作。

主动汇报,不意味着“事无巨细”地事事汇报,这样只会浪费上司的时间。以下几个场景是适合主动汇报的时机:


1.项目有新进展

所参与的项目,需要有节奏性进行阶段性汇报,而不是只在项目进行达尾声的阶段才同步。主动汇报工作进展,有利于对齐上司和自己的预期,及时校正错误的解决思路,避免在错误的道路上越走越远。
下面总结了文字汇报的模板,适用于以“工作周报”、或者“群邮件同步“方式进行汇报的场景:
【项目背景&内容】
为了提升______,降低____,项目组计划在xx月前上线并扩量_____策略。

【项目进度】
在xx月xx日,已经完成了____,还剩___尚未完成。

【下一步规划】
在xx月xx日前,完成____。


2.工作遇到困难

职场不是一个人在战斗,工作中遇到自己无法独立解决的难题,要及时求助上司,让上司支持或配合你把工作完成。

如果没有主动提前进行汇报,而是做了忽略和掩饰,导致项目目标未能达成或者严重延期,轻则会给你的工作带来困难,重则会给整个公司造成损失。

所以,任何时候都不要隐瞒你遇到的困难,不要认为难题必须自己抗。站在领导的角度,全局最优,高于个人英雄。要做成一件事情,绝对不是只靠一个人就能成功,团队的力量是远高于个人的力量,学会联合一切可能让你成功的人。
以下总结了文字汇报模板:
【项目背景&内容】
为了提升______,降低____,项目组计划在xx月前完成____内容

【项目潜在风险】
项目存在______风险,主要是以下原因导致:1.____ 2.____3.____

【控制风险的解决方案】
解决方案为:1.____ 2.____3.____

【希望提供的支持】
比如:希望领导帮忙推动xx事业部的xx完成____

3. 项目成果汇报

项目的收益是项目组每个成员都最为关注的,但不同的项目角色关心的利益点不同,比如,公司高层领导更关注项目给公司消耗了xxx成本,带来了xxx利润,钱效提升了xxx;产品研发人员关注产品功能的用户规模提升了xxx,用户体验改善了xxx;客服人员关注投诉率降低了xxx。

如果你的汇报所切入的角度,都能与他们关注的利益点相扣,你后续的工作开展才能更容易获得他们的认可。
以下总结了文字汇报模板:
【项目背景&内容】 
在公司xxx的战略目标下,____是当务之急。为了提升___,降低____,需要___

【项目取得成果】

1. 有效提升了____,公司总xx超过xx万元、同比增长xx.x%。其中,xx业务比重为xx.x%,比上年提升了xx个百分点,成为发展增速最高的业务。
2. ___大幅下降, 公司xxx同比下降了xxx,保证了用户体验

【下一步计划】
1. 计划在xx月xx日前,将该策略推全;
2. 项目不可避免地造成___影响,后续将通过___方案解决

4. 项目规划汇报

如果你是项目的主要执行者,需要对项目的执行内容、执行节奏进行汇报,以让领导或者其他项目成员相信,我们有信心完成项目目标。
以下总结了适用于周报或者邮件等场景下的简短文字汇报模板:
【项目背景&内容】
在公司xxx的战略目标下,____是当务之急。为了提升___,降低____,需要___

【解决方案】
1. 为了解决___痛点,首先需要_____;
2. 为了避免____,其次需要___;
3. 为了保证____,最后需要__;

【预期收益】
初步预估,项目上线后可以每月为公司消减成本xxx元,带来xxx利润,还可以将xx指标从xx提升至xx

【预期风险】
由于_____,不可避免地会xxx指标造成负向影响,预估最大影响面积为xxx

【项目节奏】
1. 预计在xx月xx日前,完成____,该事项的目的在于解决____问题
2. 预计在xx月xx日前,完成____,该事项的目的在于解决____问题

【参考资料】
附上详细解决方案的文档,或者业内已有实践资料的超链接

02 正确汇报的技巧

1.结论先行,重要信息先行

举个曾经被挨训的例子。有次领导交给我一个任务,临下班前,领导口头问我任务是否完成。结果我先说了一大堆任务没有完成的理由,领导有些着急了:“请你直接回答是或者否”....

不得不说,职场人必须要接受的残酷真相是:相比过程,任何人都更关注结论,无论你的过程付出了多少不为人知的努力和汗水。

所以,先说结论的意义在于,在短时间内让对方能够快速获取他想要的信息,节省对方的理解成本。此外,如果需要分门别类的阐述信息时,重要信息一定要放在前面,让读者第一眼就被看到。

2. 定性和定量相结合

2.1 只定量不定性,晦涩难懂

数据分析师在汇报中最容易犯的错误是:只定量描述没有定性描述。
如:“北京2021年全市地区生产总值超过4万亿元、同比增长8.5%”。相信这段文字阅读完,对经济学指标不敏感的大部分读者还是一脸懵,到底2021年北京经济水平好还是不好呢?

但如果这句话后面再补充一句定性描述 “经济结构和质量持续优化提升,人均地区生产总值和全员劳动生产率保持全国第一”,就会一目了然了。

2.2 只定性不定量,过去空洞

与数据统计人员不同的是,普通业务人员往往忽略了数字的使用,使得整个表达缺乏信任度和冲击力。

比如“2022年通过一系列措施使得全市道路交通死亡事故稳步下降,确保了城市交通运行安全、平稳、有序”,这句话由于没有任何实质信息,显得过于空洞。但如果补充了“通过100多项措施,使得中心城区绿色出行比例达到74.6%,市民45分钟以内通勤出行占比达到56%”等信息,将会显得十分具有说服力。

2.3  定性和定量结合的正面例子

定性表达的目的是,一目了然地用文字传达当前现状好还是坏;而定量表达的目的是,到底有多好或者多坏。
1. xx指标为xx,同比高于xx平均水平(定量),这意味着____ (定性)
2. 疫情对经济造成了严重冲击(定性),主要指标下滑明显,其中,GDP指标同比下降xx%(定量)
​3. 预计今年中国GDP实际增速约为5.3%,高于过去两年平均增速(定量),表明经济继续处于恢复态势(定性),但受疫情影响仍将低于潜在增长率,宏观经济运行仍处于有效需求相对不足、产出缺口为负的状态。

3. 结论&论据要清晰合理

写完一份数据分析报告后,有没有碰到过对方向自己提出诸如"你的最终结论是什么"、"这个结论是怎么得出来"、"这个因果关系不成立吧?"这样的问题呢?这是因为我们汇报材料中缺乏足够的逻辑性,而富有逻辑性的表达,必须具备明确的结论、论据、以及严丝合缝的因果推理关系这3个要素。

Bad Case:
  • 没有深层结论
example1 :对上个月份平台总GMV下降的原因分析后发现,用户的加购率下降了5%.....  (加购率下降是导致GMV下降的核心原因吗?加购率为什么下降?)

  • 没有充足理由
如:为了大幅提升用户的核销率,可以通过端外推送进行券过期提醒....(为什么推送能够提升核销率);

  • 结论和理由缺乏因果逻辑
如:对上个月份平台总GMV下降的原因分析后发现,用户的退款率增加了10%.....  (退款率增加,不一定会导致GMV下降);

要杜绝以上问题:写周报前,先问问自己这3个问题:"最终结论是什么"、"这个结论是怎么得出来"、"因果关系是否成立"?

4. 学会做减法

4.1 如果当前没有得出明确、有力、且符合预期的结论,建议先不汇报,或者至少做到不大范围地传播汇报内容;
4.2 如果某结论的论据过于牵强,不符合大部分人的思维逻辑,该结论建议先不汇报;
4.3 如果某信息不能作为论据为论点提供逻辑支撑,就应该在正文内砍掉,或者建议酌情放在附录中;
4.4 避免文字过长,以及重复表达,语言尽量精炼、准确,每行文字控制在35个字以内;
4.5 带一个句号的句子只表达一个意思,不要把诸多信息塞到一个句子里,造成阅读疲劳;

5. 多用“因果关系”的词汇组织语言

5.1  动词

“导致”、“由...引起”、“源于”、“诱发

5.2 名词

“原因”、“成因”、“后果”、“因素”、“影响“、“理由”

5.3 过渡词

“因...而”、“如果...那么“、“因此”、“于是”、“结果是”、“由于这个原因”、“正因为如此”和“原来”

5.4 状语

“从而导致”

5.5 语气词

  • 这表明X和Y之间可能存在弱联系
  • 大多数疾病与免疫力低下有关
  • X的使用可能与以下行为问题有关....
  • 有证据表明X可能影响Y
  • 研究结果表明,有规律的锻炼有可能改善有以下风险的人的认知功能....
  • 还不清楚X是否因y而变得更糟
  • X可能导致了....
  • X可能在促成....
  • X可能是由于...
  • 在许多情况下,X可能与某些细菌感染有关
  • 由人为因素引起的火灾的概率为90%


6. 排版方面的技巧

6.1 多用1、2、3、4这样的项目序号,将并列式的文字描述进行结构化;
6.2 善用空白段落。两段表达意思不同的段落,建议加空白段落进行隔开,以进行信息归纳;
6.3 善用加粗字体。加粗字体可突出段落中间位置处比较重要的信息;
6.4 善用「」中文引号。引号可以突出句子中比较重要的词汇;


7. 不要忽略背景的介绍

如果你的领导管理的下属较多,参与的项目也较多,如果不介绍项目背景和项目目标,领导很有可能无法快速想到,你汇报的内容是与哪个项目关联,项目要达成的目标是什么。因此,项目历史的介绍作为汇报的开头部分,一定不要忽视。

8. 善用“比如”

对于过于抽象晦涩的描述,要通过紧跟“比如...”进行具体描述,避免读者产生歧义。


03 如何不断提升自己的汇报能力

1. 从周报评论反馈中提取读者的关注点

举个例子,工作周报洋洋洒洒地写了一堆后,上司还是会提问一些关键信息,比如策略是什么时候上线的,策略效果怎么样,核心结论是什么。这说明,项目的重点信息在此次汇报里,没有记录全面,没有能够抓住对方关心的重点。

但这可以作为教训,下次在汇报类似项目的进展时,可以猜测到哪些信息一般是上司最为关心的重点,作为前置信息重点介绍。

2. 多观摩学习上司写的周报

在大部分组织内,向上汇报是逐层进行的。比如,普通员工需要写周报向中层领导汇报进展,同时,中层领导也需要梳理团队的核心工作内容,并向高层领导汇报。而中层领导周报的内容素材,往往起源于团队基层成本的周报。

因此,可以多观摩学习你的领导向上汇报时的语言组织方式,以及团队关心的重点是什么。

举个例子,比如我发一份周报给领导:
  • 如果领导几乎“原封不动”地把我的周报内容复制粘贴,并向高层领导汇报,说明我所汇报内容的语言组织是合格的,且汇报内容是有价值的;
  • 如果同一件事,领导没有复制我的周报内容,而是完全换了个语言进行向上汇报,说明我的汇报内容有价值,但语言组织方面需要改进;
  • 如果领导完全没有汇报我的工作内容,说明我汇报的工作内容暂时不是团队关注的核心重点事项,我就需要调整当前工作的时间配比到高价值的项目中去。



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